Kommunerna i Norranområdet har sparat in åtskilliga miljoner genom att resa och övernatta mindre. I den högra stapeln syns andelen pengar spenderade 2020 jämfört med 2019.
Skellefteå kommun hade 57 procent lägre kostnader för resor, logi, traktamenten, kurser och konferenser än året före. Norsjös kostnader minskade ännu mer och även Malå gjorde besparingar.
Enligt Skellefteås kommundirektör Kristina Sundin Jonsson är minskningarna något som diskuteras bland kollegor runt om i landet. Överallt har det inneburit lägre kostnader, och här i norr är det särskilt tydligt. Färre långresor och färre övernattningar är en förklaring, vilket även drar ner kostnaderna för traktamenten. Hon bedömer att även 2021 blir ett annorlunda år.
I början av pandemin ställdes många möten och resor in, men enligt Kristina Sundin Jonsson dröjde det bara en månad innan både möten, utbildningar och konferenser kom igång digitalt. Eftersom den digitala kompetensen ökat spår hon att förändringen blir varaktig.
– Men pandemin har också visat på behovet att mötas fysiskt, exempelvis vid möten som kräver kreativitet och mycket dialog för att skapa relationer och knyta kontakter. Däremot kommer vi att se mer av beslutsmöten digitalt. Mellansnacket har försvunnit – det är svårt att veta vilken effekt det har.
Hon påpekar också att väldigt mycket mötesverksamhet har upprätthållits.
– Fördelarna är tidsbesparingar och miljömässigt. Troligen kommer man inte att åka inom länet för ett tvåtimmarsmöte framöver, säger hon.
Redan under 2019 började vård- och omsorg i Skellefteå kommun att jobba med digitala möten och avdelningschef Ejja Häman Aktell ser klara fördelar med det.
– Det är ett fint sätt för att få ny kunskap och utbyta erfarenheter. Jag tycker exempelvis att det har fungerat väldigt bra att träffa chefer via teams. Det möjliggör även ett bättre teamarbete då vi gör vårdplaner och samordning kring individer.
Hon och kommundirektören tror även att konferenser och utbildningar kommer att ske digitalt i större omfattning framöver, vilket har fördelar.
– Konferenser kan bli mer fokuserade. Istället för att hålla på från klockan tio till fyra kan man kanske korta det några timmar. Fler kan också delta när vi inte behöver bekosta resor och hotell. Därmed kan fler också ta del av kompetensutveckling, säger Ejja Häman Aktell.
”Det är positivt att kunna delta och få fortbildning, och att fler kan delta”, säger Fredrik Nilsson.
Skellefteå kommuns fastighetschef Fredrik Nilsson håller med om fördelarna och nackdelarna med digitala möten. Han tycker det ska bli intressant att se hur arrangörer av konferenser möter det digitala behovet framöver.
Som ansvarig för fastigheter lyfter han även en annan aspekt – det framtida behovet av kontor.
– Många har jobbat hemifrån och det har fungerat bra. Frågan är hur kontoren kommer att se ut i framtiden ifall vi arbetar mer hemifrån.
Du menar att man kan spara in på lokaler?
– Rent krasst skulle fler kunna ha sin arbetsplats i en lokal om fler arbetar hemifrån delar av tiden. Där finns absolut en möjlighet att spara kvadratmeter och därmed kostnader.
Alla tre tror att kostnaderna för resor, logi och utbildningar kommer att vara lägre framöver, men oklart hur mycket.
Även i Malå minskade kostnaderna rejält, om än inte lika mycket som i Norsjö och Skellefteå. Malås kommunchef Jim Lundmark ser stora fördelar med digitala möten.
– Det blir effektivare och man sparar väldigt mycket tid när man inte behöver fara någonstans. Det man missar är fika- och lunchresonemanget men det går ju att ta telefonen och ringa, säger han.
Malå har ju varit lite trögstartade när det gäller digitaliseringen, är det här en blåslampa för er?
– Ja, det är en blåslampa för alla. Men då måste man tillsätta resurser, både personella och ekonomiska. Vi vill, men vi har inte resurserna.
Arne Hellsten (närmast) och de andra i Malå kommunfullmäktige har fortfarande fysiska sammanträden, om än med färre ledamöter och i en större lokal. Annars är de flesta mötena digitala.
Jim Lundmark tror att förändringen har kommit för att stanna, även om just politiska möten och debatter kan vara svåra att hålla digitalt. Det är något som kommunalråden Lennart Gustavsson (V), Mikael Abrahamsson (S) och Arne Hellsten håller med om.
– Vi lär oss efter hand, säger Arne Hellsten, och lyfter samtidigt att varningens finger för en aspekt som är viktig att ha med sig när allt fler möten sker digitalt:
– Man måste se upp med säkerhetsfrågorna. Det är viktigt att rätt personer är med när känsliga ämnen diskuteras och det är allvarligare ju högre upp man kommer.