Himmel eller helvete? Det krävs hårt arbete för att få till ett bra flexkontor: ”I värsta fall mår folk sämre, med ökad sjukskrivning som följd”, Lisbeth Slunga-Järvholm, forskare.
I takt med att flexkontor ökat har larmrubriker haglat tätt. Att förlora sitt personliga skrivbord väcker starka känslor hos många. När Värmdö kommun införde aktivitetsbaserad arbetsplats larmade exempelvis facket om gråtande personal och personer sa upp sig i protest. Liknande problem har uppstått på andra håll. Strax före jul kom rapporter om att forskare i Malmö flydde sina flexkontor och valde att jobba hemifrån istället.
Läs också: Designmöbler och gungor – så mycket kostar nya möblerna i Stadshuset Brinken
Argumenten från arbetsgivarnas sida är ofta minskade lokalkostnader. Genom att bygga bort de traditionella cellkontoren spar man yta och kan gå från 20 till 30 kvadratmeter per medarbetare till mindre än hälften. Ett annat återkommande argument är ökad effektivitet och kreativitet. Det finns emellertid ingen forskning som stödjer dessa förhoppningar. Inte än, säger Lisbeth Slunga-Järvholm, forskare vid Institutionen för folkhälsa och klinisk medicin vid Umeå universitet.
– Det är vad man hoppas på, men det är egentligen inte visat ännu, säger hon.
Hon genomför för tillfället ett större forskningsprojekt där hon följer 400 anställda vid Örnsköldsvik kommun. Hälften av personerna har flyttat in i ett flexkontor, en så kallad aktivitetsbaserad arbetsplats, hälften har flyttat in i traditionella kontor med egna rum. Studien pågår till december 2017.
Vilka potentiella risker finns med flexkontor?
– Att medarbetare störs, får svårare att koncentrera sig och därmed blir mindre effektiv. I värsta fall mår folk sämre, med ökad sjukskrivning som följd.
Det kan även vara en utmaning för chefer att lokalisera medarbetare, att anpassa arbetsplatsen för dem med speciella behov. Det finns ännu bara delresultat i studien, som fortfarande ska analyseras.
Vad har ni sett hittills?
– Det vi har sett tecken på är att det verkar vara olika effektivt att sitta i flexkontor beroende på vilka arbetsuppgifter man har. I Örnsköldsvik är det framförallt chefer som varit positiva, vilken skulle kunna förklaras av att de har många möten och är beroende av samarbeten. Medan de som har arbetsuppgifter som innebär mycket egenarbete ser fler nackdelar, säger hon.
Läs också: Norran granskar: Byggde bokhylla i Stadshuset för 120 900 kronor
Det aktivitetsbaserade kontoren innehåller ofta tysta zoner, för koncentration.
– Men där blir det viktigt att fundera över hur de fungerar. Finns tydliga regler och efterföljs des, är det verkligen tyst?
Forskarna har även fått signaler om att den nya miljön inte är optimal för den som lider av eller tidigare upplevt utmattningssymptom eller tinnitus. Dessa personer tycks mindre nöjda.
– Nästan en tredjedel av personalen svarade jakande på frågan om de haft eller hade problem med stress eller utmattning, ungefär femton procent upplevde att de hade det i dag.
Det finns även signaler om att vissa upplever ljudproblem.
Men personalen lyfter även positiva aspekter:
– Många är nöjda med designen på kontoret, det upplevs som ljust, modernt och öppet. Man uppskattar även satsningen på ett växtfilter, en våning med endast växter för förbättrad luftkvalité.
Om stressproblematik ökar – kan det inte bli kontraproduktivt med flexkontor?
– Jo, det kan bli ett problem. Vi vet att offentlig verksamhet kan vara ganska pressad och att sjuktalen är höga. Det måste man ta hänsyn till. Därför är det jätteviktigt att man följer upp hur personalen mår och gör justeringar. Det passar kanske inte alla att arbeta i ett flexkontor, säger Lisbeth Slunga-Järvholm.
Här är det viktigt att arbetsgivaren är lyhörd:
– Många vill ge intryck av att vara normala, inte ställa till med problem eller lägga beslag på något som är en bristvara, exempelvis ett rum för enskilt arbete. Problemet med detta är att man kanske säger ifrån först när ohälsan är faktum.
Studien från Örnsköldsvik ska så småningom utmynna i rekommendationer:
– Kanske checklistor eller en manual till den som funderar på den här övergången. Aktivitetsbaserat ger ju inte alltid samma resultat, det kan variera stort beroende på hur man planerat och designat. Delaktighet är enormt viktigt, att personalen verkligen är med, säger Lisbeth Slunga-Järvholm.
Aram Seddigh är doktor i arbets- och organisationspsykologi och har tidigare forskat på kontorsmiljöer. Han tror att det aktivitetsbaserade kontoret har god potential, men att det finns fallgropar.
– Vi känner igen slagorden ”Samarbete, kreativitet och produktivitet”. Men vad betyder det för respektive organisation och gör man verklighet av det vid en förändring? Driver man inte förändringen riskerar det att bli ett möbleringsprojekt, och möbler gör dig inte kreativare.
Det är viktigt att verksamheten har ett tydligt mål med förändringsarbetet, fortsätter han. Ofta finns problem man behöver komma tillrätta med, och dessa måste man aktivt arbeta med.
– Det finns ofta en kommunikationsplan på papper och en plan för att genomföra kurser. Men det man fokuserar mindre på är att skapa ett mervärde som personalen kan ta till sig. Gör man inte det riskerar det att uppfattas som ett yteffektivitetsprojekt vilket ofta skapar motstånd. Det måste handla om mer än att du förlorar ditt skrivbord, det ska vara tydligt vad du vinner på det också.
Det saknas forskning på om personal blir kreativare i aktivitetsbaserade kontor. Men självskattningsstudier finns på samtliga kontorstyper.
– Här får det traditionella öppna kontorslandskapet sämst betyg, medan trivseln ofta är högre i cellkontoren. Flexkontoret hamnar däremellan.
Öppna kontorslandskap utan möjlighet att gå undan byggs knappast längre, fortsätter han, tysta rum är en nödvändighet.
Vilken slags förändring är det vi måste arbeta på för att det ska fungera?
– Det handlar bland annat om att planera sin dag, ta vara på möjligheten att stänga av telefon eller mejl när man behöver koncentrera sig och att lära sig att vara mobil, arbeta papperslöst från olika platser. Många branscher arbetar inte tillräckligt med alla dessa bitar och får därför inte till det, säger Aram Seddigh.
”Vi ska bli effektivare”
Det aktivitetsbaserade kontoret i Stadshuset i Skellefteå ska utvärderas. Det har politikerna beslutat, men det finns ännu ingen tidsplan, berättar Jan Sundbom, verksamhetschef på support och lokaler.
– Först måste vi ju färdigställa projektet och sedan ska det följas upp löpande de kommande åren.
Det tyngsta argumentet handlar om att spara lokalyta. Men Jan Sundbom lyfter även andra förhoppningar:
– Det ska mynna ut i att vi får en effektivare verksamhet, att vi blir duktigare. Dels genom att vi nyttjar ny teknik, dels genom att vi kan öka vårt samarbeten. Vi arbetar också med tillitsfrågor, arbetsplatsen i framtiden är inte bara något som man kommer till på morgonen och sedan går hem från på kvällen, fokus blir mer på vad man uträttar.
Hur ska ni mäta effektivitet?
– Det finns ett antal mått kopplade till projektet, men att mäta effektivitet, det är ju inte så tvärenkelt. Jag kan inte säga att vi har ett bra mått, men vi kommer ju följa upp det, bland annat hur vi nyttjar lokaler och hur vi ökar vårt samarbete, säger Jan Sundbom.
Hur resonerar ni kring riskerna?
– Vi utgår från vårt koncept, vi har inte alla svar, men vi har försökt jobba fram vad det kan innebära för oss i verksamhetsgrupper och har arbetat mycket med förberedelser, själva förändringsresan.
Enligt Jan Sundbom förs redan diskussioner om satsningar inom andra områden.
– Kulturhuset exempelvis ska bli en aktivitetsbaserad kontorsmiljö, och samhällsbyggnad ska ju flytta in i nya lokaler framöver och där för man också diskussioner om aktivitetsbaserat.
Är det klokt att påbörja fler projekt innan detta är utvärderat?
– Den här utvärderingen sker under lång tid, under den tiden kommer behov av fler projekt att uppstå.
I Örnsköldsvik är det framförallt chefer som varit positiva, vilken skulle kunna förklaras av att de har många möten och är beroende av samarbeten.
Aram Seddigh, doktor i arbets- och organisationspsykologi.