Kommunens val av möbler till det nyrenoverade kontoret på Stadshuset Brinken har väckt reaktioner. Många läsare har kommenterat Norrans artiklar och bland annat frågat sig varför billigare möbler inte inhandlats. Som svar har kommunen länkat till en webbsida med frågor och svar om projektet.
Under frågan ”Varför köps inte billigare möbler från exempelvis Ikea?” svarar kommunen att det finns ett avtal för köp av kontorsmöbler som upphandlats enligt lagen om offentlig upphandling, LOU.
Läs också: Designmöbler och gungor – så mycket kostar nya möblerna i Stadshuset Brinken
Läs också: Byggde bokhylla i Stadshuset för 120 900 kronor
Norran hittar emellertid fakturor för drygt 200 000 kronor, exklusive moms, som köpts utanför ramavtalet. Vi har endast tagit med poster som kan betraktas som traditionella möbler, det vill säga inte motionscyklar, gungor, balansplattor eller platsbyggda inventarier. Då hittar vi följande köp:
Designmöbler från Bafab: fem fåtöljer, två stolar och sex skrivbord på hjul, 70 820 kronor.
Play Reklamproduktion: fex bänkar och sex bord, 80 480 kronor.
Input Interiör: stolar och konferensbord, 61 506 kronor.
”Tvingande avtal”
Enligt kommunens upphandlingspolicy är ramavtalen tvingande för samtliga verksamheter. I riktlinjerna poängterar man även syftet med att använda ramavtal. De ger goda villkor och spar mycket administrativt arbete för verksamhetens beställare. Ramavtalet för kontorsmöbler är tecknat med Kinnarps AB.
Jan Sundbom är verksamhetschef på support och lokaler.
Varför handlade ni utanför ramavtalet?
– Det är lite lurigt det där med ramavtal. Det är klart att det är viktigt att följa ingångna avtal. Men det som har varit en utmaning för oss, som vi diskuterat, är vad är en kontorsmöbel och vad är en miljömöbel? Miljömöbler är möbler som nyttjas i sociala utrymmen i kontorsmiljöer. Här upplever vi att det går in i varandra, säger han.
Jag förstår att Kinnarp inte har motionscyklar. Men ni har köpt fåtöljer till konferensrum och kontorsstolar utanför avtalet?
– Vi har ju en möjlighet att ta in offerter. Vi behöver inte avropa ramavtalet endast så att säga, beroende på hur behoven ser ut.
Hänvisar du till paragrafen i avtalet om att ni har rätt att pröva på andra leverantörer?
– Nej, men jag tänker att man har möjlighet att ta in offerter i olika sammanhang, beroende på hur behoven ser ut också.
En fåtölj är väl en fåtölj?
– En inventariekostnad är en inventariekostnad.
Jag förstår inte?
– Vi har sagt att vi behöver bygga upp inventarier i det här projektet, en del har vi platsbyggt, en del har vi köpt in. Så ser det ut.
Jan Sundbom återkommer efter att ha fått läsa sina citat med en ändring angående sitt svar om möjligheten att ta in offerter vid större kvantiteter. Han ska han blandat ihop det med frågan om möjligheten att ”pröva alternativa produkter”, vilket han nu hänvisar till att kommunen gjort. Något ramavtal för miljömöbler finns inte.
Norran läser upp några av Jan Sundboms svar för Pär Cronhult, chefsjurist vid Konkurrenskommissionen, en oberoende expertgrupp som utreder anmälningar om hur skattepengar kan användas för att snedvrida konkurrens.
– Det enkla svaret är väl att har kommunen ett ramavtal ska de naturligtvis följa detta. Kommuner brukar emellertid hitta på alla möjliga argument för att slingra sig ur det. Mig veterligen har Kinnarps även designmöbler, om det var det man var ute efter, säger han.
Han fortsätter:
– Kommuner brukar själva vara bra på att definiera nyttan med ramavtal, i sina egna riktlinjer. Av Skellefteås riktlinjer framgår ju tydligt att ramavtal spar tid och ger bästa möjliga villkor. Huvudsyftet, som man inte ska glömma bort, är att det inte ska gå att fuska, eftersom det öppnar upp för korruption, säger Pär Cronhult.
Läs också: Verksamhetschef - ”Vill inte kommentera enskilda inventarier”
”Hittar på”
Han påpekar vidare att lagen överhuvudtaget inte ger något utrymme ”för att pröva alternativa produkter” vid sidan om en ordinarie upphandling.
– När det gäller ”miljömöbler” är detta heller knappast någon vedertagen term. Upphandlande myndigheter brukar i bland hitta på egna etiketter för saker som upphandlats fel, för att på detta sätt förvirra för granskande journalister och allmänheten, säger Pär Cronhult.
Mattias Ljungkvist är jurist vid Upphandlingsmyndigheten. Han vill inte uttala sig om enskilda fall, men förklarar att flera parametrar har betydelse i sammanhanget.
– Dels handlar det om vilka behov man definierat, om de kan anses täckas av ramavtalet. Är avtalet exklusivt och vilka villkor finns i avtalet?, säger han.
Skulle kommunen komma fram till att behovet inte täcks av ramavtalet så uppstår ytterligare en fråga:
– Hur stort är behovet, kan det direktupphandlas eller ska en ny annonserad upphandling genomföras. Då måste man dels ta hänsyn till just detta inköpsbehov, dels motsvarande behov som uppstått tidigare under året, och väga samman dessa.
– Anledningen till det är att man inte ska kunna dela upp inköp i småsummor för att hamna under direktupphandlingsgränsen, säger han.
Kommuner brukar emellertid hitta på alla möjliga argument för att slingra sig ur ramavtal.